Fiecare proiect va avea un set de elemente care pot fi utilizate pentru evaluarea succesului. Acestea pot fi explicitate formal, ca factori critici pentru reuşita proiectului, sau pot fi pur şi simplu tacit înţelese între managerul de proiect şi acel cineva care dirijează sau sponsorizează proiectul. De fapt şi de drept, una dintre primele îndatoriri şi aptitudini esenţiale ale unui bun manager de proiect pe fonduri structurale care administrează un proiect bine administrat este aceea de a face să existe claritate în privinţa factorilor expliciţi ai succesului şi de a-i aduce treptat la lumină pe cei impliciţi sau nemărturisiţi. In cadrul unor proiecte, rezultatele vor fi sub forma unui simplu set de elemente materiale, dar alte proiecte pot avea un set foarte complex de factori interdependenţi. In unele cazuri, aceştia pot fi chiar contradictorii, obligându-l pe manager să jongleze permanent cu gradele de prioritate şi importanţă ale fiecăruia.

Teoria spune că, la finalul unui proiect, persoana care a dorit ca acesta să fie executat poate pur şi simplu să compare ceea ce i s-a dat cu criteriile reuşitei şi să decidă dacă s-a îndeplinit obiectivul aşteptat. Orice manager de proiect va pune în balanţă acest lucru cu o listă de obiecţii şi de motive care pot limita capacitatea de îndeplinire a obiectivului aşteptat (de exemplu: “Da, asta înseamnă bani destui şi timp suficient pentru executarea proiectului, dar numai atâta timp cât nu se produce nici o schimbare”; “Pot să garantez că va fi executat dacă reuşesc să obţin aceste resurse”; sau “Rezultatele finale vor fi obţinute atâta timp cât nu apare acest risc”.)

Cu excepţia cazului în care vorbim despre un proiect foarte simplu sau foarte precis definit, măsura absolută a succesului poate fi greu de stabilit. Totuşi, în termeni elementari, toate tipurile de criterii pentru aprecierea succesului se reduc la următoarele trei categorii de înalt nivel:

• Predarea livrabilelor (a rezultatelor concrete propuse) – această condiţie poate părea orbitor de evidentă şi, pentru multe proiecte finantate din fonduri europene nerambursabile, mai ales cele lipsite de complexitate, succesul se reduce pur şi simplu la îndeplinirea obiectivelor concrete planificate în stadiul iniţial al lucrărilor. Obiectivele de acest gen vor îmbrăca multe şi variate forme, putând fi vorba de documente, sisteme informatice, alte active tehnologice şi de infrastructură, clădiri sau, într-un plan ceva mai subtil, vreun gen sau altul de schimbare organizaţională. Lista posibilelor rezultate materiale este infinită – structura managerială a proiectelor poate fi utilizată pentru a se livra aproape orice lucru.

• Obţinerea beneficiilor asociate proiectului – în mod normal, persoana sau organizaţia care a iniţiat proiectul a dorit livrabilele datorită faptului că acestea îi oferă anumite beneficii utile. Un exemplu obişnuit din lumea firmelor ar fi realizarea unui nou sistem informatic, care, la rândul lui, are ca beneficiu costuri mai mici sau o calitate mai înaltă într-un alt compartiment al firmei.