In modele de proiecte pe fonduri europene:
- Nu vi se îngăduie să prevedeţi marje de timp. Proiectul este supus unor riscuri şi dumneavoastră l-aţi planificat eficient, dar ca să acoperiţi riscurile, v-aţi prevăzut şi o rezervă-tampon de timp sau de buget. Clientul o vede şi vă cere s-o eliminaţi.
- Există prea multe grupuri de persoane cointeresate sau care deţin autoritate asupra resurselor. Efortul de a culege din partea tuturor puncte de vedere şi informaţii, de a le evalua şi colaţiona, şi de a soluţiona eventualele conflicte, va fi prea mare pentru ca dumneavoastră să puteţi respecta termenele de execuţie.
- Sponsorul dumneavoastră nu deţine, de fapt, suficientă putere de decizie pentru a susţine modelul de proiect. El doreşte să se facă proiectul şi de aceea v-a şi angajat, dar efectiv nu poate să aloce personalul necesar sau bugetul pentru materializarea lui.
- Proiectul este mai complex decât oricare altul pe care l-aţi gestionat vreodată până acum şi vă temeţi că vă depăşeşte capacităţile.
- Bugetul, graficul de execuţie şi resursele sunt deja fixate când dumneavoastră v-aţi apucat de planificare, iar după ce aţi terminat, nu se potrivesc cu ceea ce rezultă ca necesar din planul dumneavoastră. Iată tipul clasic de dilemă din domeniul managementului de proiect pe fonduri europene şi cele mai frecvente exemple sunt atunci când trebuie să respectaţi un buget stabilit într-o etapă mult anterioară estimării cheltuielilor sau atunci când vă confruntaţi cu un “eveniment critic”, un eveniment care trebuie să fie neapărat respectat şi a cărui dată nu poate fi schimbată.
- Nu există nici o soluţie cunoscută la problema pe care proiectul încearcă s-o rezolve.
- Nu aveţi suficiente informaţii pentru a putea face o planificare cât de cât precisă şi corectă.
Toate acestea sunt restricţii asupra proiectului pe care încercaţi să-l derulaţi. Ideal ar fi ca ele să se clarifice atunci când definiţi obiectul de activitate. Uneori, ele se limpezesc în etapele ulterioare ale execuţiei proiectului, spre exemplu, s-ar putea să iasă la iveală atunci când aplicaţi procesul de management al ipotezelor. Pot să existe multe alte probleme, dar ce puteţi face în general, când vă vedeţi confruntat cu îngrădire de acest tip?
- Priviţi îngrădirea respectivă ca pe o provocare constructivă, nu rareori veţi constata că apariţia unei dificultăţi realmente stimulează gândirea creatoare, în privinţa unor variante alternative de rezolvare a problemelor.
- La început, planificaţi-vă proiectul fără a ţine seama de restricţii. Dacă începeţi cu ele, există riscul să vă concentraţi prea mult asupra lor, şi nu asupra îndeplinirii cerinţelor proiectului. (Dacă restricţia constă în faptul că nu deţineţi suficiente informaţii, emiteţi ipoteze explicite şi planificaţi cu ajutorul lor.)
- Evaluaţi impactul probabil al constrângerii. Nu intraţi în panică imediat şi nu vă cantonaţi într-un mod negativ de a privi problema. Dacă restricţia respectivă este reală, ce înseamnă ea, de fapt, pentru proiectul dumneavoastră? Afirmaţiile de genul “e imposibil” sunt oricum altfel decât constructive, ele trebuie cuantificate. Concret, ce anume este imposibil? După aceea, reanalizaţi-vă modul de abordare a proiectului. Există lucruri pe care le-aţi putea modifica, astfel încât să devină posibil? Ce impact ar rezulta asupra obiectului, a calităţii, a costurilor sau a duratei proiectului? De exemplu, dacă îngrădirea se referă la timp (durata impusă este mult mai scurtă decât rezultă din planificarea dumneavoastră), puteţi să majoraţi resursele şi costurile pentru a respecta termenul fixat sau puteţi reduce obiectul şi nivelul de calitate? Dacă restricţia se referă la utilizarea resurselor, să zicem acces limitat la birouri sau la un sistem anume, puteţi să lucraţi în schimburi în loc de a încerca să organizaţi o desfăşurare în paralel a activităţilor?
- Studiaţi atent ciclul de viaţă al modelului de proiect pe fonduri europene pe care-l implementaţi, pentru a vedea dacă nu cumva trebuie să fie adăugate etape suplimentare. De exemplu, dacă nu există nici o soluţie cunoscută la problema pe care încearcă proiectul s-o rezolve, poate că s-ar cuveni să apară o etapă de alegere a soluţiei, înainte de demararea proiectului. Şi cealaltă situaţie, dacă nu aveţi suficiente informaţii pentru a putea face o planificare cât de cât exactă, prevedeţi o etapă de fezabilitate formală în cadrul proiectului, care să furnizeze aceste informaţii.