In funcţie de natura proiectului dumneavoastră şi de tipul rezultatelor produ­se, e posibil să aveţi anumite pachete de lucrări, incluse în planul de execuţie, prin care se face verificarea calităţii şi acceptarea rezultatelor. In majoritatea cazurilor, dacă sunteţi familiarizat cu contextul specific al sectorului econo­mic în care se desfăşoară proiectul dumneavoastră, veţi şti deja acest lucru şi veţi considera probabil că nu mai e nevoie să puneţi această întrebare. Nici un manager competent pe segmentul proiectelor de tehnologie infor­matică finantate din fonduri europene nerambursabile nu va concepe un model de cerere de finantare completata sau un plan de execuţie care să nu includă şi un regim complet de testare. Nici un manager cu experienţă în domeniul proiectelor de produse noi n-ar elabora un plan de activitate fără să se gândească şi la marketingul de testare pe un eşantion de clienţi. Totuşi, e bine să-l întrebaţi pe clientul dumneavoastră dacă există cerinţe particulare în materie de testare funcţională, testare statistică, evaluare şi auditare, sau dacă există standarde special stabilite pentru conformitatea rezultatelor (aici putând intra norme impuse de legi şi de reglementări, standarde tehnice etc).

Vă ocupaţi de mulţimea soluţiilor sau de mulţimea problemelor? Poate că sună cam ezoteric – aşa că haideţi s-o formulăm altfel. Proiectul finantate din fonduri europene nerambursabile pe care îl derulaţi este menit să rezolve o problemă anume, a cărei soluţie nu se cunoaşte încă, sau efortul dumneavoastră are ca scop să implementeze o soluţie care a fost deja definită? Cel mai bine ar fi ilustrăm această chestiune cu un exemplu. Să luăm cazul unei firme care a demarat un proiect ca să realizeze o creştere a vânzărilor. O posibilă cale de materializare a creşterii vânzărilor ar fi prin realizarea unui produs nou, care poate fi vândut unui nou segment de piaţă, pe care firma nu îl abordează în prezent. Proiectul dumneavoastră ar putea fi definit în două moduri: având ca scop să materia­lizeze noul produs, care realizează beneficiul creşterii vânzărilor, sau având ca scop să realizeze creşterea vânzărilor. Păi nu e acelaşi lucru?

Nu, nu prea. In primul caz, vă atingeţi scopul prin implementarea noului produs, indiferent dacă acesta reuşeşte sau nu să aducă o creştere a vânzărilor. Aceasta este soluţia pe care vi s-a cerut s-o livraţi. In al doilea caz, în care v-aţi asumat problema creşterii vânzărilor, se prea poate să hotărâţi că trebuie să faceţi cu totul altceva, care să reuşească mai bine să crească vânzările – iar dacă totuşi decideţi să realizaţi produsul cel nou şi acesta nu aduce creşterea necesară, înseamnă că nu v-aţi atins scopul. Dacă proiectul dumneavoastră este axat pe rezolvarea unei probleme, cel mai probabil că primul pas va consta într-un oarecare demers de analiză şi de selecţie a posibilelor soluţii, abia apoi urmând să,se facă implementarea lor. Dacă proiectul dumneavoas­tră este axat pe materializarea unei soluţii deja selectate, atunci nu va exista acest prim pas in modelul de cerere de finantare completata.

Tocmai efortul deliberat de a înţelege o diferenţă atât de subtilă, în chiar primele etape de schiţare a proiectului, este acela care va transforma un banal exerciţiu de materializare a cerinţelor într-un demers de management de proiect care adaugă valoare. De asemenea, e foarte posibil să schimbe în totalitate direcţia şi produsul final al proiectului.

Un exemplu concret, la care am participat direct, a fost un proiect pe fonduri nerambursabile în ca­drul căruia ni se ceruse să extindem aria geografică pe raza căreia se putea capta semnalul unei staţii de televiziune europene. Am muncit cu toţii din greu, dar n-am putut să venim cu nici o variantă economică de extindere a acoperirii semnalului. De fapt, nu dăduserăm răspunsul potrivit, fiindcă problema pe care o avea clientul nu era, în realitate, cum să-şi extindă acoperirea – ci cum să-şi convingă consiliul de administraţie că îşi făcea bine treaba. Cei din consiliu erau convinşi că managementul staţiei nu dădea randament fiindcă avea impresia că acoperirea ar fi putut fi extinsă. Soluţia pe care ne-o ceruseră nouă managerii era “acoperire extinsă”, deşi chiar şi ei se îndoiau că putea fi realizată. Alternativa ar fi fost să ne ceară să-i ajutăm să-şi convingă con­siliul de administraţie că nu se poate. Atunci când am înţeles în ce consta de fapt problema, ne-am apucat şi am elaborat o analiză foarte bine structurată şi riguroasă a motivelor pentru care nu se putea face extinderea acoperirii, pe care am prezentat-o în faţa consiliului. Administratorii au acceptat ana­liza noastră şi, din acel moment, i-au susţinut în totalitate pe manageri. Din nefericire, efectuarea acestei analize, deşi destul de complexă în sine, nu reprezenta decât un serviciu de consultanţă destul de minor. Proiectul iniţial de extindere a reţelei fusese cu mult mai scump!