Am cautat sa construiesc o imagine a deprinderilor de comunicare care atrage succesul in managementul unui model de proiect pe fonduri europene si am incercat sa atrag atentia asupra importantei vitale pe care o are dobandirea si dezvoltarea unor asemenea deprinderi. Dar sa nu cadeti in capcana de a crede ca buna comunicare ar fi un substitut pentru o treaba cu adevarat bine facuta. Uneori, cand n-am terminat de facut ceva, suntem cu totii tentati sa scapam cu fata curata recurgand la ceea ce unii numesc “abureli”, adica exprimari abile – si daca ne merge de prea multe ori, nu-i exclus sa ne facem un obicei din a vorbi, in loc sa facem.Atunci cand va vedeti obligati sa “resetati” asteptarile, faceti-o cu ajutorul unui limbaj accesibil clientului si intr-un mod care sa-i permita sa inteleaga toate implicatiile. Comensurati consecintele cu ajutorul unitatilor de masura pe care le utilizeaza clientul (bani, timp, mai mult personal, rata a defectelor etc). De exemplu, managerii de proiect vor spune adeseori: “Exista riscul sa se intample X”. Tot adeseori, clientii vor interpreta aceasta afirmatie a dumneavoastra ca insemnand: “Exista un lucru care-mi va da ceva batai de cap, dar am sa rezolv problema.” Daca vreti sa fiti bine inteles, spuneti mai clar ca impactul riscului respectiv este ceva gen: “O probabilitate de 25% ca dumneavoastra, clientii, sa trebuiasca sa cheltuiti o suta de mii de lire sterline in plus – daca vreti sa aveti siguranta ca modelul de proiect materializeaza rezultatele scontate, trebuie sa alocati un buget din fonduri europene pentru situatii neprevazute.” E aproape sigur ca nu le va placea deloc ce aud, dar mai bine sa-i avertizati dinainte, decat sa va apucati pur si simplu sa cheltuiti bani in plus. Aratati-le foarte limpede ca veti face tot ce va sta in putinta ca sa evitati acest lucru, dar daca riscul se concreti­zeaza, s-ar putea ca oricum sa nu aveti posibilitatea de a-i gestiona efectele negative.

Nu va abateti de la modelul/principiul “o singura varianta a adevarului”.

Respectati-va promisiunile. De fiecare data cand promiteti ceva, faceti pe cineva sa aiba anumite asteptari. Preceptul larg impartasit care spune: “Promite mai putin decat poti face si fa mai mult decat ai promis” este un sfat foarte bun si in acest caz. Ganditi-va la dumnea­voastra ca la posesorul unui “brand” personal – o marca identitara care vreti sa faca o impresie buna si sa le inspire celorlalti incredere in persoana dumneavoastra. Pentru ca aceasta imagine sa se confirme, trebuie sa va respectati promisiunile. Nimic nu produce asteptari de mai rau augur pentru viitor, decat o istorie plina de promisiuni ne-indeplinite in trecut. Daca nu sunteti sigur, nu promiteti! Iar cand aveti categoric dubii, categoric nu promiteti nimic! (Evitati cu orice pret tentatia de a face promisiuni doar ca sa-i vedeti pe oameni ca sunt multumiti – o promisiune trebuie sa aiba drept temei realitatea, nu intentia optimista.)

Atunci cand aveti de comunicat vesti proaste, comunicati-le repede si devreme. Clientul dumneavoastra nu trebuie niciodata sa afle vestile proaste despre modelul de proiect pe fonduri europene de la altcineva sau prin intermediul proverbi­alului “radio sant” fiindca asa ceva ii reduce gradul de incredere si nu-i da deloc sentimentul ca detineti controlul asupra situatiei.

Gestionarea asteptarilor se reduce practic la a cunoaste foarte bine situatia de fapt si riscurile unui proiect si a le face sa concorde prompt si in volum suficient cu comunicatiile transmise clientului dumneavoastra.