Acest articol analizează pe scurt cu cine trebuie să comunicaţi şi de ce. Mult prea frecvent, din păcate, managerii de proiect privesc comunicaţiile ca pe o obligaţie indirect productivă şi sâcâitoare, nicidecum ca pe o activitate fundamentală şi neapărat necesară – aşa cum şi este! “Sunt atât de ocupat să vorbesc cu tot felul de oameni, încât nici nu mai am timp să-mi văd de me­seria mea” este o nemulţumire foarte des exprimată şi care scapă din vedere exact esenţialul: că a sta de vorbă cu oamenii constituie elementul central al îndatoririlor oricărui manager de proiect.

In majoritatea situaţiilor, fie comunicăm cu cine simţim intuitiv că avem nevoie să comunicăm, fie răspundem unui stimul specific care ne îndeamnă să vorbim. Nu se întâmplă prea des să ne oprim puţin şi să ne întrebăm, din proprie iniţiativă: bun, deci cu cine am nevoie să intru în dialog acum? Adevărat, mare parte din ceea ce se cheamă comunicare judicioasă trebuie să fie intuitivă în cazul managerilor de proiecte finantate din fonduri europene şi orice bun manager îşi va fi format din experienţă mecanisme cerebrale de activare a comunicaţiilor, atunci când începe să se ocupe de o nouă lucrare. Poate chiar vă gândiţi deja: nu-i limpede ca lumina zilei cu cine am nevoie sa vorbesc? Acest articol nu-şi propune să confirme ceea ce vi se pare deja clar, ci să vă facă să reflectaţi şi să vă planificati în mod explicit comunicaţiile. Adevărul este că de obicei intuiţia rămâne în cel mai bun caz incompletă, iar în cel mai rău caz defectuoasă – şi unele comunicaţii foarte importante vor fi ratate, dacă aşteptaţi stimuli din exterior. Trebuie să le planificaţi în detaliu. Frecvent, managerii de proiect se bazează prea mult pe reflexele lor. Bunii manageri de proiecte pe fonduri nerambursabile sunt adeseori oameni cu un extraordinar talent înnăscut pentru comunicare, dar nu neglijează nici să facă planuri detaliate şi să se asigure că s-au pregătit să facă faţă oricăror eventualităţi, în ceea ce priveşte comunicaţiile. Intr-un proiect de mare anvergură, merită din plin osteneala ca o parte importantă din timpul managerului de proiect să fie utilizată pentru a reflecta atent şi a stabili dinainte cu cine trebuie comunicat.

Pericolele care decurg din omisiunea de a vă identifica în mod adecvat auditoriul constituie un risc pentru proiect. Dacă nu intraţi în dialog cu toţi cei cu care trebuie să comunicaţi, gradul de risc va creşte. Riscul de a nu sesiza un aspect pe care un client vrea ca dumneavoastră să-l înţelegeţi. Riscul de a nu vi se spune un lucru pe care aveţi nevoie să-l cunoaşteţi. Riscul de a nu prevedea în planurile dumneavoastră nu ştiu ce sarcină de importanţă vitală. Riscul de a rămâne în necunoştinţă de cauză când clientul dumneavoastră va dori să schimbe ceva. Riscul ca nu ştiu ce grup de oameni, cu care nu aţi stat de vorbă, să se opună în mod activ muncii dumneavoastră. Lista este nesfârşită. în cele mai multe cazuri, principalul motiv pentru care eşuează un proiect este înţelegerea greşită a ceea ce se doreşte şi a ceea ce se întâmplă de fapt şi explicarea incompletă a ceea ce doriţi dumneavoastră şi a ceea ce ar trebui să se întâmple.