Comunicarea prin e-mail este un element caracteristic al vietii profesionale moderne si un accesoriu perfect pentru gestionarea proiectelor. El asigura un excelent mijloc ajutator in mentinerea productivitatii si are, in destule privinte, o buna functionalitate. Ca modalitate de comunicare simultana cu un numar foarte mare de oameni, de distribuire a unor documente si pentru acele ocazii in care se impun comunicatii asincrone, cum ar fi destinatarii aflati in zone diferite ale fusului orar, este cu adevarat imbatabil! Viata managerului de proiect ar fi considerabil mai grea in absenta e-mailului. Totusi, exista imprejurari cand ni se pare tuturor cam enervant – uneori din cauza volumului de mesaje, alteori din cauza continutului lor.
Cu nici un alt mijloc particular de comunicare n-am intrat pana aici in detalii. Am ales posta electronica din cateva motive: este acum un mijloc omniprezent, foarte influent si cam periculos! Majoritatea studiilor pe tema comunicarii demonstreaza ca succesul in comunicatii se reduce la trei componente: mesajul pe care il transmiteti (adica vorbele ca atare), limbajul trupului si tonul pe care vorbiti. In cazul e-mailurilor, nu puteti controla decat prima componenta. Absenta celorlalte doua face ca erorile de comunicare sa fie extrem de usor de comis. Exista si alte mijloace de comunicare in scris pe fonduri europene care s-ar putea sa sufere de aceeasi problema, dar, din cate am vazut eu de-a lungul timpului, in cazul unui raport scris pe fonduri nerambursabile, oamenii sunt inclinati sa nu citeasca altceva decat cuvintele ca atare. Atunci cand citesc e-mailuri, insa, ei “citesc” sau presupun si un ton al vocii si o gestica insotitoare – eu am vazut glume foarte bine-intentionate, gresit interpretate ca insulte. Sunt convins ca si dumneavoastra ati avut parte de experiente asemanatoare.
Referitor la eticheta comunicarii prin e-mail, sfatul meu se reduce practic la doar patru recomandari:
- Pentru conversatiile in doi, e intotdeauna de preferat sa puneti mana pe telefon (daca nu puteti avea o intalnire fata in fata). A folosi e-mai-lul pentru a discuta cu cineva, cand puteti de fapt sa-i dati telefon, inseamna realmente un abuz de tehnologie.
- Daca trebuie neaparat sa-l folositi, alegeti-va cu mare atentie cuvintele si evitati exprimarile carora destinatarul le-ar putea da un substrat emotional pe care dumneavoastra nu l-ati avut in intentie. Simplul fapt ca e-mailul este usor de folosit nu reprezinta o scuza pentru comunicatiile neglijente. Eu, de pilda, petrec mai mult timp “mestesugind” un e-mail important decat imi ia ca sa fac o prezentare – tocmai pentru ca nu am posibilitatea de a-l amenda sau de a-mi modula vocea cu anumite inflexiuni, odata ce l-am trimis.
- Limitati numarul persoanelor carora le trimiteti in copie un e-mail. O lunga lista de nume in dreptul campului “ce” miroase de la o posta a jocuri de culise. Daca e cineva care trebuie sa-l citeasca, trimiteti-i-l direct. Daca nu, nu-l trimiteti deloc. Eu, de pilda, sterg automat toate e-mailurile care-mi sunt trimise in copie. Poate ca suna draconic, dar in felul acesta economisesc o groaza de timp si, in cele din urma, oamenii se invata minte si nu-mi mai trimit decat ce este cu adevarat relevant.
- Nu apelati la optiunea de “blind copy”, cu destinatar invizibil pentru adresantul primar al mesajului, pe care o ofera majoritatea programelor de e-mail din ziua de azi. Eu chiar am insistat sa fie dezactivata, in cadrul echipelor de care am raspuns. Nimeni altcineva decat cel care primeste mesajul in copie nu stie ca ati folosit-o, dar din clipa in care lumea afla ca faceti acest lucru, nu va mai avea incredere deplina in dumneavoastra.
Pe masura ce va parcurgeti prezentarea, veti obtine feedback din partea auditoriului dumneavoastra. In parte, va fi vorba de comentarii, de observatii critice si de intrebari, dar vor fi si mesaje si idei. Incercati sa retineti sugestiile facute de interlocutorii dumneavoastra – daca se impune acest lucru, aduceti cu dumneavoastra pe cineva care sa le noteze. Dupa ce s-a terminat sedinta, ar fi bine sa le analizati ideile si fie sa le acceptati drept contributii concre¬te la procesul de derulare a proiectului, fie sa le respingeti in mod oficial. E foarte posibil sa aveti nevoie de implicarea sponsorului dumneavoastra, daca respingeti ideile cuiva. Dar nimic nu-i va irita mai mult pe membrii unui auditoriu influent decat sa aiba impresia ca observatiile lor au fost complet ignorate.
Ultimul aspect pe care vreau sa-l scot in evidenta este ca nu trebuie sa va preocupati obsesiv de persoanele foarte influente in fata carora aveti de sustinut prezentari pe fonduri europene nerambursabile. Ele pot fi foarte perspicace si chiar dificil de multumit, dar in multe cazuri sunt si cele mai echilibrate si mai realiste in evaluarea riscurilor si a problemelor. Nu subestimati pericolul de-a le face o impresie proasta sau chiar de-a incasa un perdaf, dar tineti minte ca, adeseori, ceea ce pentru un manager de rang mediu poate constitui un subiect de disputa infierbantata, un manager superior va accepta incuviintand pur si simplu din cap – daca ati stiut cum sa procedati.