Adevaratul talent al managerului de proiect nu consta in a aplica aceste instrumente de o maniera foarte sofisticata. Nimic mai usor decat sa va lasati orbiti, dumneavoastra si membrii echipei dumneavoastra de proiect, de prea multa “stiinta exacta”, in timp ce majoritatea acestor instrumente isi au radacinile ferm ancorate in logica simpla a bunului simt rational. Asadar, managerul de proiect cu adevarat exceptional este cel care isi da seama ce se poate face cu un anumit instrument, dupa care il aplica in cel mai simplu mod posibil, relativ la nevoia ce se cere indeplinita. De obicei, factorii care vor determina aceasta nevoie sunt complexitatea, anvergura si sustenabilitatea proiectului pe fonduri europene in 2012.
Nu vad intregul instrumentar procedural ca pe un tot unitar si holist, care trebuie sa fie adaptat si utilizat in functie de datele situatiei, nu aplicat ca atare in mod mecanic. Fiecare dintre proiectele acestor manageri are acelasi set de procedee, aplicate in exact acelasi mod.
Pentru a se putea feri de aceste capcane, managerii de proiect trebuie sa priveasca disciplinele de management de proiect nu ca pe niste cunostinte teoretice, ci ca pe un instrumentar eminamente functional. Fiecare instrument trebuie sa fie bine inteles si, atunci cand aveti in fata un proiect si o problema care afecteaza proiectul, trebuie sa analizati atent ce instrument se impune utilizat. Este absolut esential sa fiti edificat asupra modului in care toate instrumentele se coreleaza intre ele sub forma cadrului conceptual complet al aptitudinilor de management de proiect, dupa care sa le aplicati in functie de situatie.
Lista care urmeaza reprezinta un punct de vedere personal. Ea contine treisprezece aptitudini, impartite in doua categorii. Cele din prima categorie, atunci cand se combina cu aptitudinile descrise anterior, formeaza mecanismele fundamentale ale procesului de management de proiect pe fonduri europene. In al doilea grup intra aptitudinile auxiliare, ce ii asigura sustenabilitatea. Nu va bateti capul cu cele din a doua categorie decat dupa ce ati ajuns sa le stapaniti perfect pe primele.
Aptitudinile 1-7 alcatuiesc grupul mecanismelor fundamentale de management de proiect si sunt urmatoarele: managementul ipotezelor, obtinerea aprobarilor semnate, managementul dependentelor externe, gestionarea compromisului timp-cost-calitate-functionalitate, managementul elementar al problemelor si riscurilor, planificarea masurilor pentru situatii neprevazute si factorii care declanseaza aplicarea acestor masuri, utilizarea eficace a apelului la autoritatea superioara.
Aptitudinile 8-13 reprezinta mecanisme auxiliare si sunt urmatoarele: realizarea beneficiilor, analiza persoanelor cointeresate, utilizarea biroului de proiect, administratie si managementul sedintelor, ierarhizarea prioritatilor, utilizarea ciclurilor de viata ale proiectelor.
In cadrul fiecarei activitati din existenta noastra cotidiana facem mereu sute de presupuneri. Unele dintre ele sunt perfect rezonabile, probabilitatea ca ele sa se dovedeasca false fiind minuscula. (De exemplu, presupunem ca atunci cand ne trezim din somn dimineata continua sa existe aerul pe care-l respiram; riscul ca o asemenea ipoteza sa nu se adevereasca este infinitezimal, asa ca nu ne facem nici un fel de griji.) Alte presupuneri nu conteaza pentru ca impactul pe care l-ar avea asupra noastra neadeverirea lor este limitat. (De exemplu, eu presupun ca scaunul de langa biroul meu de la serviciu va continua sa fie acolo si maine dimineata, si nu-mi fac griji pe tema asta, fiindca in cazul in n-ar mai fi, pur si simplu mi-as lua altul).