Tot ce puteti face dumneavoastra in aceasta situatie este sa va asigurati ca specialistul in cauza si-a rezervat efectiv timp pentru colaborarea cu dumneavoastra; ca intelege pe deplin implicatia unei intarzieri, astfel incat sa poate face un compromis rational intre a obtine calitatea absoluta in modelul de cerere de finantare completata si calitatea activitatilor din restul proiectului; ca stie exact ce nivel de calitate i se cere si ce grad de risc se admite din punctul de vedere al proiectului; si, in sfarsit, ca va trateaza ca pe un client important, caruia trebuie sa i se ofere satisfactie. Indiferent ce faceti, niciodata sa nu le cereti specialistilor de acest gen o solutie cu “zero riscuri” pe fonduri europene nerambursabile, decat daca va puteti permite sa asteptati la infinit!

Conlucrarea cu organizatia largita este importanta. Proiectele nu exista in izolare si misiunea principala a celor mai multe organizatii nu este sa livreze proiecte! Orice proiect in care sunteti implicat se face pentru a schimba ceva in interiorul organizatiei unde se desfasoara. Si totusi, se intampla foarte des ca managerii si echipele de proiect sa uite acest lucru si, din aceasta cauza, sa uite sa-si gestioneze cum se cuvine relatiile si comunicatiile cu organizatia in care actioneaza. De exemplu, in cazul proiectelor tehnice specializate, a va gandi cum sa faceti pentru ca proiectul sa ramana in contact cu restul organizatiei poate fi o sarcina minora. Pe de alta parte, in cazul unui program de schimbare organizationala completa, ansamblul acestor activitati poate reprezenta una din directiile principale ale planului dumneavoastra. Oricare ar fi situatia, trebuie sa fiti constient ca proiectul nu exista decat pentru o perioada limitata de timp si, de obicei, unica lui ratiune de a fi este sa le aduca un castig pe termen lung celor din comunitatea organizationala largita. Rezultatele proiectului, daca s-a finalizat, cu succes, vor dura pentru multa vreme.

De regula, aceasta comunitate de care vorbeam mai sus trebtiie sa stie ce anume i se va da in urma proiectului, cand si, uneori, chiar si de ce. Oamenii trebuie sa fie pregatiti sa accepte livrabilele materializate de modelele de cereri de finantare completate pe fonduri europene nerambursabile in 2011 si trebuie sa le gestionati asteptarile in privinta impactului general pe care-l va exercita proiectul asupra lor. Evaluarea cerintelor de comunicare pentru a face acest lucru si implementarea lor sub forma unei serii neintrerupte de interactiuni, fie ele simple si informale sau ca un ansamblu complex de comunicatii formale si informale, trebuie sa fie considerate o parte dintre atributiile managertilui de proiect. In circumstante speciale, managerul de proiect va beneficia de sprijinul unui specialist in comunicatii sau in managementul schimbarii (daca nu chiar va trebui sa i se subordoneze el insusi acestui specialist), care va indeplini mare parte din aceasta sarcina. Dar este o sarcina ca oricare alta, pe care managerul de proiect trebuie s-o aiba in grija si sa se asigure ca este infaptuita la timp si in conditii de buna calitate.