Este insa un imperativ ca dumneavoastra sa va faceti o idee logica asupra modului in care se incheaga totul la un loc si, atunci cand va uitati la fiecare activitate importanta din cadrul proiectului pe fonduri europene nerambursabile in 2012, sa stiti exact de ce se face si ce impact va avea nerealizarea ei. Fara acest bagaj de cunostinte, nu puteti nici sa planificati, nici sa gestionati, nici sa livrati proiectul. Daca v-ati apucat de un proiect si nu puteti raspunde cu “da” la fiecare dintre intrebarile de mai sus … atunci puneti mana si mai munciti putin, ca sa puteti! (Sau gasiti pe altcineva care sa gestioneze proiectul.)
Nu incetati sa verificati ceea ce stiti si sa va imbunatatiti bagajul de infor¬matii. Lucrurile se schimba si certitudinile de saptamana trecuta nu sunt neaparat aceleasi cu certitudinile de saptamana aceasta.
Nevoile clientului nu se rezuma la continutul specificatiei cerintelor: dumneavoastra trebuie sa stiti si cum doreste clientul sa colaborati cu el.
Nu este proiectul dumneavoastra: tineti minte ca lucrati pentru clientul care v-a angajat!
Mecanismul de principiu prin intermediul caruia comunica un manager de proiect pe fonduri europene nerambursabile in 2012 ia de obicei forma raportarii periodice, fie ea saptamanala sau lunara (desi, in unele cazuri, poate fi zilnica sau, dimpotriva, trimestriala).
Aptitudini de comunicare suplimentare pe care managerii de proiect trebuie sa le posede:
Felul in care va planificati si va abordati comunicatiile
1. Planificati-va programul de comunicatii.
2. Acceptati comunicarea regulata ca facand parte din indatoririle dum¬neavoastra profesionale.
3. Folositi prezentarile formale in functie de necesitati.
4. Folositi spontan si continuu comunicatiile informale.
Stilul si metoda de comunicare
5. Folositi limbajul specializat al auditoriului dumneavoastra acolo unde este cazul.
6. Nu folositi in exces jargonul propriu managementului de proiect.
7. Clarificati ce anume intelegeti prin riscuri.
8. Prezentati informatiile complexe intr-un mod clar.
9. Adaptati-va comunicatiile la auditoriul caruia i va adresati.
10. Comunicati in mod eficace cu auditoriile influente.
11. Nu va bazati pe e-mailuri.
12. Fiti precis.
13. Prezentati informatiile faptice esentiale in mesaje complete, transmise separat la anumite intervale de timp.
Regulile de la baza tuturor comunicatiilor
14. Spuneti adevarul.
15. Nu trebuie sa existe decat o singura varianta a adevarului.
16. Gestionati obsesiv asteptarile.
17. Comunicati ca sa va faceti datoria (si nu invers: sa va faceti datoria ca sa aveti ce sa comunicati).
Obiectul de activitate este piatra de temelie pe care urmeaza sa fie cladite toate activitatile ulterioare de management al proiectului in fondurile europene nerambursabile din 2012. Prin definirea obiectului se delimiteaza ce anume face parte din proiect si ce anume ramane in exteriorul proiectului. inainte de a cunoaste bine obiectul, nu aveti voie sa incepeti nici un demers de detaliere a planului proiectului. Nu va repeziti sa ganditi solutii, pana nu intelegeti in ce consta problema!
Modul optim de a stabili domeniul de obiect al unui proiect este prin a parcurge un set de intrebari bine structurate impreuna cu clientul dumneavoastra.
Un set bun de intrebari pentru definirea obiectului proiectului ar fi:
1. Care este obiectivul global al proiectului?
2. Care sunt livrabilele ce se doresc materializate?
Exista rezultate necesare proiectului, dar a caror responsabilitate de livrare este explicit in afara sferei proiectului?
Efortul dumneavoastra are ca scop sa materializeze un set finit de livrabile sau sa creeze o anumita capabilitate productiva?
Efortul dumneavoastra are ca scop sa materializeze un set de livrabile independente sau o solutie integrata “cap-coada”?
Cum se va determina calitatea livrabilelor materializate?
3. Efortul dumneavoastra are ca scop sa implementeze o solutie sau sa rezolve o problema?
Aveti ca sarcina sa materializati livrabilele proiectului sau sa realizati beneficiile economice?
Cum urmeaza sa determine clientul, la final, daca proiectul a fost realizat cu succes?
4. Ce anume, din punctul de vedere al clientului, se poate flexibiliza?
Doriti previzibilitate sau rapiditate?
Noi fonduri europene nerambursabile in 2012
iunie 21st, 2011Probleme europene rezolvate cu fonduri nerambursabile
mai 3rd, 2011Clienti exagerat de pretentiosi, cu asteptari care frizeaza absurdul: verificati ce asteptari are clientul dumneavoastra inca de la inceputul proiectului. Daca el se asteapta sa obtina cu mult mai multe decat credeti dumneavoastra ca ar fi posibil sau sa se faca totul in mai putin timp sau cu mai putine resurse, atunci trebuie sa-i contestati pretentiile. Merita insa sa aflati pe ce argumente se bazeaza convingerile lui, ce probleme europene are de rezolvat, caci se poate uneori sa existe fonduri nerambursabile care sa permita moduri noi si inovatoare de a face lucrurile, cu care se realizeaza substantial mai mult decat prin metodele traditionale. Totodata, adeseori e bine sa existe o discutie argumentata in contradictoriu, unii manageri vor ridica obiectii pur si simplu ca sa verifice cat de solida este gandirea si planificarea din spatele unui proiect. Dar totul pana la o limita. Mult prea des, din pacate, ceea ce da nastere unor asteptari irationale este simplul fapt ca, desi resursele lui (fondurile europene nerambursabile) sunt modeste, clientul are nevoie de foarte multe lucruri. Tare ma tem ca, in aceasta situatie, mintea dumneavoastra trebuie sa se resemneze cu o concluzie cat se poate de clara: minunile nu se intampla doar fiindca asa isi doreste clientul dumneavoastra (chiar daca nu i-o veti spune intr-un mod atat de abrupt!) Incercati sa-i aduceti asteptarile la un nivel ceva mai realist.
Clienti cu idei fixe si care nu stiu sa asculte: clientii au mai tot timpul idei si opinii despre cum ar trebui sa fie derulat un proiect. Printre atributiile rolului dumneavoastra, ca manager al proiectului, se numara si stabilirea modului in care se va livra proiectul. Proces in cursul caruia trebuie, fireste, sa ascultati si ce au de spus clientii, uneori ei pot sa vina cu idei utile si creative, care sa va dea realmente o mana de ajutor. In alte ocazii, insa, sugestiile lor pot fi gresite sau imposibil de implementat. Daca ideile proaste vin din partea unor clienti care tin mortis la ele si nu vor sa dea nici cu un centimetru inapoi sau care par incapabili sa va asculte argumentele, atunci fiti cu mare grija cum pasiti.
Obiective europene contradictorii: sau prea multe obiective de atins. Un exemplu ar putea fi dorinta de reducere a fondurilor nerambursabile si costurilor prin reduceri de personal, si, in acelasi timp, sa se imbunatateasca moralul angajatilor. Ca manager al proiectului, dumneavoastra trebuie nu doar sa intelegeti obiectivele pe care si le propune proiectul, ci si sa aveti convingerea ca ele pot fi realizate. In cel mai rau caz, obiectivele contradictorii trebuie macar sa fie puse in discutie, iar daca nu puteti sa eliminati conflictul dintre ele, atunci incercati cel putin sa obtineti o ierarhizare a lor dupa gradul de prioritate. In exemplul dat, intrebati-l pe client ce este mai important: sa se reduca nivelul costurilor sau sa se ridice moralul oamenilor? Trebuie sa stiti care este mai important, pentru cazul in care conflictul dintre obiective devine un obstacol real si va ca fi imposibil sa le realizati pe amandoua. Daca nu puteti face acest lucru, inseamna ca aveti de-a face cu un client ale carui pretentii sunt aberante.